为适应学院各项工作的需要，实现公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文质量和管理工作效率，参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）、《湖南省党政机关公文处理工作细则》（湘办发〔2012〕40号）等文件精神，结合学院实际情况，特制定本规定。

一、公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

二、党委、行政办公室是学院公文处理的管理部门，负责学院并指导院属各部门的公文处理工作。

三、各部门应当指定专人具体负责公文处理工作，逐步改善办公手段，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精、注重实效。公文处理人员应当忠于职守，廉洁正派，具有相关专业知识。

四、适用于学院的公文种类主要有决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。

五、学院公文格式遵照《党政机关公文格式国家标准（2012年最新版）》。

六、对外行文，一律以院党委、院行政的名义行文，院属各部门不得擅自以学院名义对外行文。

七、行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和操作性。严格控制公文数量，可发可不发的公文一律不发；职能部门职责范围内，可以本部门名义制发的，不送学院发文。凡是通过当面协商或者利用现代通信和技术手段等方式能解决的事项，一般不再制发公文。

八、公文拟制程序：

（一）由主办部门负责起草并填写《怀化职业技术学院发文稿纸》；

（二）主办部门负责人审核；

（三）报分管院领导审核；

（四）送党委、行政办公室审核；

（五）文件由主办部门报送学院主要负责人签发；

（六）起草部门负责根据领导修改意见完成修改并发送电子文档到党委、行政办公室邮箱；

（七）党委、行政办公室文秘人员印制文件；

（八）党委、行政办公室文秘人员校对；

（九）党委、行政办公室负责人全面复核。

九、公文起草应当遵照以下原则：符合党和国家的法律法规以及党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接；一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；观点鲜明、主题突出、内容简洁、表述准确、文风清新；文种正确，标点正确，格式规范。

十、公文正文一般控制在3000字以内。报送上级机关及上级机关领导同志的请示、报告，正文一般不超过1500字。

十一、经审核不宜发文的公文文稿，党委、行政办公室应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

十二、以学院党委名义上报、下发的公文，一般由党委书记签发；以学院行政名义上报、下发的公文，一般由院长签发。

十三、学院收文办理统一归口到党委、行政办公室。院属各部门收到上级机关发送的公文，应及时送交党委、行政办公室处理。除院领导直接交办的事项外，院属各部门的有关呈批件（请示、报告、意见等）不得直接送呈院领导，需由党委、行政办公室转呈。

十四、收文办理程序：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。

（四）批办。根据公文内容、要求和工作需要提出拟办意见，按照院领导分工呈批，重大事项报学院主要负责人审批。

（五）承办。承办部门收到党委、行政办公室交办的公文应及时办理，不得延误、推诿，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。同一公文有多个承办部门的，由主办部门牵头组织协调。

（六）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（七）办结。公文的办理结果应当及时答复来文单位。外来公文的办结时限以该公文设定的截止时间为准，外来公文没有设定时限要求的，自文件签收之日起最长不超过15个工作日。确因特殊情况在规定时限内不能办结的，应及时向来文单位说明情况，并报告办理进展情况。

十五、公文办理完毕后，由承办部门（有多个承办部门，由主办部门）交回党委、行政办公室机要室整理立卷。具备归档和保存价值的公文，按年度交学院档案室归档。

十六、不具备归档和保存价值的公文，经主管领导批准后可以销毁。销毁公文，应当进行登记，由两人监销。涉密公文应当按照有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

十七、涉密公文的保密范围、密级划分与保密期限按照上级和学院有关规定执行。密级文件原则上需到党委、行政办公室机要室阅办。未经发文单位或者其上级机关同意，不得转发涉密公文，不得变更密级、保密期限。

十八、本规定由党委、行政办公室负责解释，自公布之日起执行。