第一章  总 则

第一条  为切实加强学院会务管理，确保各级各类会议质量，提高会议效率和质量，规范会议的组织工作，根据上级有关文件精神，结合学院实际情况，特制定本制度。

第二条  本制度中的会议，是指在学院教育教学管理过程中，为解决某个或某些共同的问题在院内举行的常规性会议。

第四条 会议组织遵循规范有序、协调配合、务实高效的原则。 
    第五条  党委、行政办公室为会议的归口管理部门。

第二章 会议的类型

第六条  根据会议目的、内容、重要程度和参会人员范围，学院会议分为：党委会、院长办公会、党政联席会议、全体中层干部会、全院教职工大会、全体党员大会、处室系部召开的本部门会议、部门召开的专题会议（如党建工作会议、教学工作会议、科研工作会议、学生工作会议、安全维稳工作会议等）、部门牵头组织的全体性会议、其他会议等。

第七条  党委会、院长办公会按照《怀化职业技术学院党委、行政会议议事制度》（怀职院党字〔2016〕52号）执行。

第八条  党政联席会议、全体中层干部会按照学院整体工作需要组织召开，会议内容和会议时间等由党委书记、院长共同确定。

第九条  全体教职工大会根据工作需要组织召开，会议内容和会议时间等由党政联席会议确定。

第十条  全体党员大会根据工作需要组织召开，会议内容和会议时间等由党委会确定。

第十一条  各职能部门召开的专题会议根据需要组织召开，会议内容和会议时间等报分管院领导批准。部门牵头组织的全院性会议，根据会议性质报党委书记或院长批准。

第三章 会议组织流程

第十二条  会议组织流程主要包括会前准备、会中实施、会后整理。

（一）会前准备

1.全院性会议的议题或议程。由会议主持人确定议题或议程，由党委、行政办公室拟制议题单或议程单。会议一般不得临时安排议题。

2.会议通知的下发与告知。党委、行政办公室或会议主办部门应提前通知与会人员，同时送达会议有关材料，确保与会人员知晓会议主要事项。

3.会议材料准备及记录安排。与会人员应当按照要求准备好会议材料，按时参加会议。会议主办部门须安排专人负责会议录音、现场记录、摄影等工作。

4.会场选择与布置。根据会议具体要求，填写会议室申请表报党委、行政办公室，确定会场后，提前做好会场布置工作。

（二）会中实施

1.会议的签到与召开。组织参会人员签到，并协助会议主持人做好会议召开各项工作。会议汇报、研讨和发言、讲话顺序按会议议程进行，特殊情况下可由主持人在会议开始时明确。

2.会场服务。大会议厅、办公楼六楼会议室、图书馆多功能厅由党委、行政办公室安排专人负责会议室的多媒体、音响等设备的管理和维护，定期清扫和保管钥匙。

院级重要会议（党委会、院长办公会议、全体中层干部会议等）和党委、行政办公室牵头召开的会议，由党委、行政办公室负责各项会务工作；分管院领导组织的专题会议和部门主办的会议，由相关部门负责各项会务工作。

3.会议记录。各类会议由指定人员进行记录，统一使用档案局印制的会议记录本，根据会议性质分别记录在不同的记录本上。会议记录内容必须真实、完整，应填写好会议的组织情况，即会议名称、会议时间、会议地点、出席人员、列席人员、缺席人员、会议主持和会议记录人。会议记录必须全面记录会议的内容，准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点。字迹要求规范、清晰、工整，不准随意涂改。

会议记录原则上不公开，由专人妥善保管，严格保密，无需传达或传阅，只作为资料存档。

（三）会后整理

1.音像资料的存档、保管。凡学院领导有特殊要求的重要会议，由党委、行政办公室负责组织录音、整理，并对音像资料进行存档、保管。

2.会议纪要的拟写与下发。重要会议须由指定人员在会议记录的基础上整理出会议纪要。会议纪要内容必须做到全而精、详略得当、突出要点，围绕会议主旨及决议来整理、提炼和概括，以便在传达会议精神、查阅会议资料时更精准、更高效。会议纪要按照学院公文拟制程序拟写并下发至参会人员或相关部门，相关部门须严格按照会议纪要的内容执行。

第四章  会议纪律

第十三条  严格执行会议请假制度。确因公务活动或其他特殊情况不能参加学院召开的会议，除按《怀化职业技术学院教职工考勤和请销假管理办法》（怀职院行字〔2016〕59号）办理请假手续外，还必须向会议主持人或会议主办部门负责人请假，否则视为缺席会议。

第十四条 严格执行会议纪律。参会人员应在会议开始前5分钟进入会场；会议期间须将手机调至静音或振动状态，不随意走动，不交头接耳，不做与会议主题无关的事情。

第十五条  严格执行保密纪律。参会人员要按照《保密法》和学院保密工作规定的有关要求做好保密工作。不得泄露在重要会议讨论中发生的分歧意见，涉及保密期限的干部、人事及其他暂时不宜对外公开的信息等。

第五章  附 则

第十六条  本制度由党委、行政办公室负责解释，自公布之日起执行。