一、学院形成的档案真实地记录和反映了学院创业发展的历程和成就，是学院的宝贵财富，全院教职员工必须高度重视和支持档案工作。档案工作必须实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全。

二、结合学院档案管理实际条件，现阶段文书档案、科研档案、基建档案、声像档案、实物档案由学院综合档案室管理，人事档案由组织人事处管理，会计档案由发展规划与财务处管理，教学、学籍档案由教务处管理，学生档案由学生处管理。

三、学院各职能部门均为立卷部门。各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定1名兼职档案人员，负责本部门档案材料的收集、整理、归档和移交工作。

四、学院各职能部门的立卷归档是学院档案工作的基本制度和基础，各相关部门必须分工明确，协同配合。学院分管档案工作的院领导、各部门分管档案工作的负责人要加强对部门人员的档案意识教育，要把涉及相应范围的档案工作纳入学院和部门工作规划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围。

五、凡学院、上级、同级、下级的具有查考价值的文字、图表、薄册、声像等不同载体形式的历史记录，均应整理归档。

六、凡是教职工发表的论文、出版的著作、科研成果和获奖证件应及时到学院档案室进行登记，并交1份存档，由档案室盖章后方能作为奖励和晋升职称等依据。

七、文书档案于次年六月底前立卷归档，科技档案在任务完成后整理移交，会计档案于次年三月底立卷，隔年移交，基建档案应在工程竣工验收后整理、移交，人事档案、学生档案、学籍档案分别由组织人事处、学生处、教务处根据相关要求单独整理、保管，声像、照片、实物档案在任务完成后及时移交归档。移交时，交接双方应在清单上签字。

八、立卷归档的文件材料的种类、份数、页数应完整齐全。归档材料、归档时间、组卷方法、保管方法均严格按《中华人民共和国档案法》的技术规范和要求执行。

九、学院的发文，档案室应留存两份，一份立卷归档，另一份存《发文汇集》。

十、档案的接收、移出、外借必须办理登记手续。档案一般不外借，确需借出利用，须经分管院领导同意，办理借阅手续，方可借出，但必须按期如数归还。

十一、学院工作人员查阅其所属业务档案，应在档案室办理登记手续方可查阅。跨业务性质的档案，确因需要，经分管院领导同意并办理登记手续后方可查阅。

十二、凡外单位查阅档案者必须持有该单位的介绍信，注明查阅的内容和用途，办理登记手续，经分管院领导同意后方可查阅。

十三、凡查借阅者必须爱护档案，不准撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无损，违者必究。

十四、档案库房是机要重地，非档案工作人员原则上不允许进入档案库房；档案工作人员在库房内不允许从事与库房工作无关的其他活动。档案库房的管理严格按《中华人民共和国档案法》的要求执行。

十五、档案工作人员必须自觉遵守《保密法》和《保密守则》，严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。档案工作人员泄露档案机密或者对档案造成损坏，将视情节轻重，按照相关规定进行处理，并追究其分管领导的责任。

十六、档案管理人员变动时，要做好档案的移交工作，认真办理交接手续。移交文件材料必须填写《档案材料移交清单》一式三份（其中一份由交者保存，两份由接者保存或使用）。移交时应将与档案相关的资料、检索工具一并移交。

十七、本制度由党委、行政办公室负责解释，自发布之日起开始执行。