1、学院各党政职能部门、教学系部及业务单位的行政公章，都必须依据学院机构设置的文件，由办公室刻制。各级行政机构不能自行刻制带有学院名称的公章和业务专用章。各党支部印章，由组织人事处报办公室统一刻制。

2、印章的启用和废止均由办公室验印登记后才能生效。作废印章，必须交办公室封存或销毁。

3、以学院名义发出的公文，一律凭发文稿上院领导签字用印。

4、各种证件，由主管业务部门列出名单并经该部门负责人签字后，由负责此项业务的人员到办公室用印。

5、各种证书、聘书按学院有关规定，经相应的评审机构评审或学院领导研究确定后，由主管部门列出名单，学院分管领导签字后，派专人到办公室用印。

6、对外签署的各类合同协议，经院领导签字后，方可使用学院印章。

7、凡不必正式行文但需以学院名义发函的函件，应按规定格式书写或打印，由单位主管领导在存底稿上签字，经办公室校核，院领导批准后用印。

8、需加盖书记、院长名章的公文的证件、证书、聘书等，须经书记、院长本人签字同意方可使用。

9、开具学院介绍信时，各单位必须在介绍信上工整、详细地写明联系工作的具体内容，并由单位负责人在存根联上签字，方可使用学院印章。

10、除正式公文外，各类材料在使用学院印章时，经办人都须在“用印登记表”上签名。

11、学院党委印章、学院印章、学院钢印、书记名章、院长名章由学院授权办公室管理和使用，办公室指定专人按规定保管和用印。

12、各处室、系部及业务部门必须指定专人保管印章，保管人员因事离岗，应指定人员代管。